Nel particolare, molto spesso le difficoltà riscontrate in fase di prima configurazione del programma è rappresentato dal nome delle cartelle di default presenti in remoto (Inbox, Sent, Trash e Templates) che non corrisponde a quelle che il programma si aspetta, generando una marea di errori tra cui, quello analizzato oggi, camuffato da un criptico Unknown namespace seguito dal codice di errore 1025 che si ripete ad ogni sincronizzazione della casella.

Nell’analizzare questa problematica ci siamo imbattuti in un fix fornito nel lontano 2012, questo specifico caso tratta della versione di Office per Mac, ma abbiamo evidenza di casi simili su Outlook 2013 per Windows.

Il riferimento alla soluzione è questo post di Scott_MSFT e di seguito il quote per un workaround del problema:

Yes, this is a bug with the new IMAP implementation in 14.2. We have created an account with the German ISP you are using to both test the workaround steps and properly fix the bug in a future bug fix release of 14.2

The workaround steps are a bit tricky, but they do work. You are correct that you do have to select a folder on the server for junk email and deleted messages, which was wrong in my first post.

More detailed steps are:

1.     [as per Andre’s suggestion] On the Advanced tab under Accounts tell Outlook which folders to use for sent, drafts, junk and trash.

A tricky part here is that Outlook has already created “broken” folders locally that it intends to create on the IMAP server, but the server denies each request to do so.  These folders appear in the server list when you select “Choose”.  You need to deduce which folders are already truly on the server and select these.  Do not select the “broken” unable-to-upload folders.

Note that if you choose to manually create new server folders must execute a sync first.  Unless the sync has completed the new folders will not be enabled for selection in the “Choose” dialog.

2.     You need to locate and delete on the local client the four , now abandoned, special folders that we tried to create.

Since these are root level folders that are no longer marked as special folder they will not appear under the root “Inbox” folder.

   a.  Collapse the root Inbox folder and also the following root level Drafts, Sent Items and Deleted Items Folders.

   b.  Next in the navigation list you will see the name of your account with an expandable triangle beside it.  Expand that you will see the four folders that need to be deleted – sent, drafts, junk and trash.

   c.  Verify that the folders are empty, or do not contain any mail that you wish to retain, and delete the folders.

Da notare che questo problema sembra essere stato risolto da un fix, tuttavia ancora oggi si hanno notizie, almeno su Mac, di simili inconvenienti. Pertanto prima di effettuare il workaround suggerito, specie se si tratta di una reinstallazione, è meglio verificare la presenza di aggiornamenti del pacchetto Office o del sistema operativo.

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Per risolvere il problema il mittente dovrebbe modificare le impostazioni del client di posta, il sito di supporto Microsoft illustra la procedura, testualmente:

• Dal menu Strumenti, fare clic su Opzioni e quindi fare clic su Formato posta.
• Scrivi il messaggio in questo formato, fare clic per selezionare testo normale, quindi OK.

Molto spesso però ci si ritrova nell’impossibilità di chiedere al mittente tali modifiche (il quale anzi, probabilmente si difenderà dicendo che il problema è del ricevente dal momento che tutti gli altri ricevono gli allegati senza problemi) e pertanto si deve cercare una soluzione per maneggiare questo tipo di files.

Su internet esistono programmi, anche freeware, in grado di decifrare il file winmail.dat e quindi permettere all’utente il recupero degli allegati. A titolo di esempio questo programma per le piattaforme Windows è semplice leggere e molto efficiente, tuttavia è possibile trovare in rete molti altri programmi simili e per tutti i principali sistemi operativi.

Per chi ha Thunderbird suggerisco di cercare LookOut nel catalogo estensioni. Questa terza parte dovrebbe risolvere il problema.

Fonti: http://support.microsoft.com/kb/278061/it

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Ecco alcuni trucchi per rendere sopportabile l’utilizzo di Outlook in IMAP.

Come comportamento di default, Outlook sincronizza tutte le cartelle e sottocartelle IMAP confrontanto i messaggi completi tutte le volte che viene cercata nuova posta. Questo rallenta l’operazione in proporzione al numero delle email sul server. Se si confrontano solo le intestazioni e solo per la inbox, l’operazione di sincronizzazione sarà molto più veloce.

Basta cliccare sulla tab invia e ricevi posta in alto, Gruppi di invio e ricezione, Definisci gruppi di invio e ricezione. E poi un bel doppio click su tutti gli account, scegliere l’account IMAP in questione e nel gruppo di selezione Opzioni account, alla voce ricevi elementi di posta, selezionare Scarica le intestazioni per la sola inbox, al posto di scarica elementi completi (inclusi allegati).
Tutte le sottocartelle diverse dalla inbox possono essere impostate per non sincronizzarsi.

In questo modo si scaricherà sempre tutto il messaggio, allegati inclusi, solo quando verrà selezionato per la sua lettura, ma la sincronizzazione coinvolgerà il confronto delle sole intestazioni del messaggio e quindi il ciclo durerà molto di meno.

A tal proposito è consigliabile non avere tanta posta nella inbox ma organizzare la posta in arrivo in sottocartelle. L’ideale sarebbe tenere nella inbox solo la posta di utilizzo corrente e poi archiviare in sottocartelle la posta elaborata o che comunque non serve subito. Avere più di 10 mila messaggi nella sola inbox potrebbe rappresentare un grosso problema di prestazioni, pertanto è meglio organizzare la posta in sottocartelle ordinate per data o per nome cliente in modo da distribuire meglio i messaggi e aprire solo quelli che servono per l’utilizzo quotidiano.

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